Binnen een maatschap, of andere vorm van advocatenkantoor, vertrouwen advocaten ook vaak op elkaars expertise, bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsrecht, familierecht, belastingrecht, milieurecht of misschien wel privacy recht. Daarom worden ze vaak tussentijds, met hun specifieke kennis, betrokken bij dossiers van collega advocaten. Maar hoe groter de dossiers worden, hoe meer druk er ook komt te liggen op veilig samenwerken.

Veiliger samenwerken

Cybercriminaliteit komt helaas overal voor, ook advocatenkantoren hebben dagelijks te maken met digitale dreigingen. Daarom leek het ons waardevol een aantal tips te geven die van positieve invloed kunnen zijn op de veiligheid binnen advocatenkantoren.

Tip 1: Maak een bewuste keuze tussen on-premise of de Cloud

Zo lang er gebruik wordt gemaakt van archiefkasten, vol met zeer vertrouwelijke dossiers, zullen er op kantoor de nodige veiligheidsmaatregelen genomen moeten worden om cliëntendossiers te beveiligen. Wie digitaal werkt, heeft geen bewakingscamera nodig bij de archiefkast of extra sloten. Een eerste keuze bij een digitaliseringsslag zou dan ook moeten zijn of voorkeur bestaat voor een on-premise server oplossing, waar het servernetwerk nog in eigen beheer is of dat er een voorkeur is voor het beheren van alle data van het kantoor in een cloudomgeving.

Tip 2: Digitaliseer (nog) meer

Dat de kans groter is dat vertrouwelijke informatie sneller uitlekt via papier werd recentelijk in de media weer eens duidelijk bij de start van de kabinetsformatie. Het geeft maar aan hoe makkelijk vertrouwelijke informatie verkeerd terecht kan komen. Minder papier gebruiken, en digitaliseren, heeft als voordeel dat informatie sneller toegankelijk is maar vooral ook dat de informatie veiliger en beter controleerbaar is.

Tip 3: Toch printen? Doe het beveiligd

Advocatenkantoren die prefereren om toch (ook) papier te (blijven) gebruiken adviseren wij om gebruik te maken van beveiligd printen, een functie die tegenwoordig op veel printers geboden wordt. Daarnaast is het handig als je slechts één keer naar de printer hoeft te lopen om het gehele dossier, in jouw bijzijn, te printen. Met teveel handmatige handelingen, zoals bijvoorbeeld bij het samenvoegen van procesdossiers, kunnen documenten kwijtraken, door elkaar raken met andere printopdrachten of blijven liggen en op die manier in verkeerde handen vallen. Vraag je dan ook af of alle mogelijkheden van het beveiligen van de printer worden gebruikt? Voorkom dat de printer het lek in de beveiliging van uw netwerk wordt.

Tip 4: Informatie delen? Zorg voor een beveiligde verbinding

Bij het versturen van vertrouwelijke informatie kan het verstandig zijn extra stappen te implementeren als beveiligingsproces voor het tegengaan van datalekken. Encryptie kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat kwaadwillenden geen data kunnen onderscheppen. Een automatische verificatie kan menselijke fouten, zoals een verkeerd mailadres kiezen, voorkomen. Zo voorkom je al heel makkelijk reputatieschade en eventuele AVG claims.

Tip 5 : Kijk in de breedte als het om veiligheid gaat

Denk daarbij aan het gebruiken van beveiligde internetverbindingen, maar ook aan het feit dat er tegenwoordig helaas apps bestaan die mensen, zonder dat ze het weten, kunnen afluisteren. Een extra tip is daarom dat je in een smartphone of iPhone bij ‘instellingen’ de microfoon per app kunt uitzetten. Dan luistert er niemand per ongeluk nog mee…

Dit waren onze 5 tips waaraan een veilige IT- en werkomgeving van een advocatenkantoor minimaal aan zou moeten voldoen. Wil je er eens over doorpraten, neem dan hier contact met ons op.

In de volgende blog
Het ‘dossier efficiency’ gaat niet alleen over veiliger samenwerken, maar ook over het snel samenstellen van dossiers en het ‘last minute’ kunnen aanpassen van processtukken. Daarom gaan we daar de volgende keer eens dieper op in.