Een moderne advocaat of jurist kijkt ongetwijfeld ook naar de kosten van zijn of haar werkzaamheden en die van het secretariaat. Vooral omdat de werkzaamheden aan dossiers en processtukken documentintensief dus tijdrovend zijn en geld kosten. Voordat we drie concrete uitdagingen noemen waarop te besparen valt eerst aandacht voor iets wat echt geld kan kosten…

Niet actuele of incomplete dossiers

Wat advocatenkantoren en haar cliënten echt duur kan komen te staan is als laatste wijzigingen van een dossier niet op tijd bij de rechtbank aankomen. Het kan bijvoorbeeld wenselijk zijn om de volgorde van producties op het allerlaatste moment te wijzigen om het pleidooi extra kracht bij te zetten. Lukt dat? Zo niet, dan kan deze onvolledigheid een negatieve invloed hebben op het verloop van de rechtsgang. Alles draait tegenwoordig om snelheid, zeker ook in de advocatuur.

Concrete besparingen voor advocatenkantoren zijn mogelijk als de volgende drie uitdagingen worden aangepakt:

1: Te hoge kosten van het onderlinge samenwerken

De uren van advocaten kunnen beter besteed worden aan nieuwe cliënten. Als er echter onderling aan een case wordt samengewerkt bijvoorbeeld in een maatschap, dan blijken deze kostbare uren nog weleens verbrand te worden aan onnodige kantoorwerkzaamheden. Vaak omdat een centrale applicatie ontbreekt en allerlei bestanden heen en weer gemaild worden. Naast tijd, dus geld, kan versiebeheer ook een uitdaging zijn.

2: De opmaakkosten van processtukken

In de meeste gevallen zullen processtukken samengesteld worden door de secretariële afdeling van een advocatenkantoor. Omdat processtukken in een veelvoud moeten worden aangeleverd en er veel documenten bij komen kijken, vaak ordners of zelfs dozen vol, kost elke wijziging uren of soms dagen werk. Het handmatige werk is soms te vergelijken met het samenstellen van een papieren schoolkrant. Een aanzienlijke kostenbesparing is te bereiken op het moment dat de totale inhoud van processtukken, compleet voorzien van herkenbare tabbladen in indelingen, vanuit één digitale applicatie wordt samengesteld. Dit heeft als extra voordeel dat het secretariaat zich met nieuwe cliënten kan bezighouden.

3: Aanzienlijke printkosten

Advocatenkantoren kunnen vooral ook besparen op alles wat als geprint papier in de prullenbak of papiervernietiger belandt. Stel daarom eens de vraag hoe vaak je iets hebt weggegooid en welke hoeveelheden dit betrof in verband met het verplicht aanleveren in veelvoud van processtukken. Op printkosten ga je enorm besparen als je print op het meest actuele moment en in staat bent om in korte tijd veel te produceren.

Meer weten?

Tijd is geld, zeker in de advocatuur. “Wat zou u doen met een paar uur extra tijd per dag?” Lees hierover in dit artikel van de Lexxyn Groep in Mr. Ook tijd/geld besparen? Maak kennis met Doxflow Legal via een online demonstratie die je hier kunt aanvragen.Daarnaast kun je natuurlijk ook bij ons terecht voor razendsnelle printers.