De Rechtspraak krijgt dagelijks meerdere telefoontjes met het verzoek ‘even iets uit een processtuk’ te halen. Documenten die daar per ongeluk in zijn beland. Iedereen werkzaam in de advocatuur weet dat je eindeloos bezig bent met het controleren van het processtuk. Om zeker te weten dat er geen papier tussen zit dat er niet tussen hóórt te zitten. Hoe dat efficiënter kan? Door de betrouwbaarheid en veiligheid bij de totstandkoming van processtukken grondig te optimaliseren. Door bijvoorbeeld het processtuk als één document op te maken.
Het is en blijft mensenwerk
Gemiddeld bestaat een processtuk uit 20 tot 50 producties. Dat zijn altijd losse documenten die één voor één worden geprint. Daarna worden ze fysiek op volgorde gelegd. In dat proces kan het misgaan. Zo kan tijdens het printen een printopdracht van een collega er tussendoor komen. Die opdracht verdwijnt dan tussen de producties. Natuurlijk doet iedereen er alles aan om dit te voorkomen. Processtukken worden uitgebreid (en met de hand pagina voor pagina) gecontroleerd. Een enorm tijdrovende klus en evengoed foutgevoelig. Het is en blijft mensenwerk.
Samenvoegen tot één bestand
Software kan hierin een oplossing zijn. Door gebruik te maken van technologische oplossingen kunnen processtukken eenvoudiger, sneller en minder foutgevoelig worden samengesteld. Individuele juridische bestanden, waaronder producties, die samen het processtuk vormen, kunnen gemakkelijk en overzichtelijk worden samengevoegd tot één af te drukken processtuk. Op die manier kan er tijdens het printen nooit een ander document tussenkomen.
Nog meer voordelen
Werken met één document biedt bovendien grote voordelen als je kijkt naar veiligheid. Processtukken worden tegenwoordig, vanwege corona, digitaal aangeleverd. Sinds 9 april 2020 geldt de tijdelijke algemene regeling zaaksbehandeling Rechtspraak. Processtukken en berichten die normaal per post of fax worden verstuurd, kunnen tijdelijk via Veilig Mailen worden verstuurd. Veilig Mailen werkt via het beveiligde platform Zivver. Daarmee worden versleutelde berichten verstuurd en alleen de ontvanger kan alle informatie dan lezen. Een processtuk dat als één bestand is gemaakt, kan via Zivver sneller en gemakkelijker veilig worden aangeleverd bij de Rechtspraak.
Niet gangbaar, maar het kan wel
Werken met één bestand is verre van gangbaar in de advocatuur. Toch kan het, ook met het oog op de ambities rondom digitalisering, enorme kansen bieden als je kijkt naar foutgevoeligheid en veiligheid. Om maar niet te spreken van de vele voordelen die het met zich meebrengt in het dagelijkse werk.
