Het was een doorn in het oog voor Maurits Vermeij, advocaat bij Rensen Advocaten in Alkmaar: De tijd die het samenstellen van processtukken kost. “Is daar nou geen betere manier voor?” Toen kwam Maurits in gesprek met David Duparc van Doxflow Legal. Al snel zag Maurits dat deze applicatie dé oplossing is voor dit tijdverslindende proces. Zo werd Rensen Advocaten het eerste kantoor dat gebruikt maakt van Doxflow Legal.
Rensen Advocaten, gevestigd in Alkmaar, is een advocatenkantoor dat al sinds 1983 bestaat. Het is een voor de regio groot kantoor dat gespecialiseerd is in meerdere rechtsgebieden en het kantoor heeft een gerenommeerde naam in Noord-Holland en omgeving. Het kantoor is toegankelijk en informeel, zowel voor haar cliënten maar zeker ook voor alle mensen die er werken. Dat merk je direct wanneer je er binnenkomt.
We spreken met Tamara Smit. Tamara is al 23 jaar werkzaam bij Rensen Advocaten. Inmiddels dus een oudgediende binnen de advocatuur, maar bruisend van energie en geïnteresseerd in nieuwe ontwikkelingen. Met al haar ervaring is Tamara de spin in het web bij Rensen Advocaten.
“Het begon al met een goede, vooral duidelijke, training”
Tamara vertelt dat ze in al die jaren wel vaker met nieuwe applicaties zijn gaan werken. Niet altijd een feestje. Haar ervaring was dat hier meestal een ingewikkelde training aan vooraf ging. Trainers die graag de ingewikkelde vaktaal van de applicatie gebruiken. “Vaak had ik het idee dat ik na een training de oplossing nog zelf in de praktijk moest ontdekken”. Dat was heel anders bij Doxflow Legal. Een leuke, duidelijke eerste kennismaking, nadat de applicatie werkend was opgeleverd. “Ik had het gevoel dat ik meteen met Doxflow Legal kon werken. En dat was ook zo! Innovatie zonder verandering is een zeer terechte slogan”
Toch liep niet iedereen van het kantoor meteen warm voor deze digitale manier van werken. Binnen de gehele advocatuur maakt men natuurlijk al jarenlang op dezelfde manier processtukken op. Het was dan ook te verwachten dat vooral de jongere medewerkers deze digitale manier van werken eerder zouden omarmen.
Een bekend fenomeen binnen softwareland: Hoe krijg je alle gebruikers mee en enthousiast over jouw nieuwe product die de juridische wereld gaat veranderen?
Doxflow Legal doet dit met haar “ambassadeurs”. Zo is Tamara de ambassadeur van Doxflow Legal binnen Rensen Advocaten. Geen verplichting, maar met de ambassadeurs treedt Doxflow Legal graag regelmatig in contact over de applicatie en of het gebruik naar volle tevredenheid is. Ook kan het voorkomen dat vanuit gebruikers tips of ideeën voortkomen die het werken met Doxflow Legal nog handiger zouden kunnen maken. Heel fijn om dit via onze ambassadeurs rechtstreeks te horen!
Tamara zegt; “Ik heb de andere gebruikers mee gekregen door samen de eerste processtukken op te maken. En zo te laten ervaren hoe makkelijk het is en hoeveel tijd het scheelt. Fantastisch om te zien dat nu iedereen overtuigd is van de vele voordelen die Doxflow Legal brengt. Dit vooral door het te laten zien en te laten zien hoe mooi het er uitziet. Dat vindt men belangrijk; dat er een mooi product naar rechtbank of gerechtshof gaat”.
“Een advocaat begon meteen dezelfde middag na de training met het samenstellen van een processtuk”
Een betere balans in de agenda
Tamara vervolgt; “Als een advocaat voorheen een verzoek deed voor het samenstellen van processtukken dan moest ik altijd ruimte vrijmaken in mijn agenda. Een proccesstuk van 450 pagina’s verdeeld over meerdere producties is hierbij geen uitzondering. En dat dan bijvoorbeeld in zesvoud. Met Doxflow Legal gaat het eigenlijk met één druk op de knop! In een paar minuten heb ik alles compleet”
“Voor Doxflow Legal plande ik specifiek ruimte in mijn agenda voor het samenstellen van processtukken. Nu hoeft dat niet meer omdat het van uren naar minutenwerk is gegaan”
Ook een wijziging, of op een later moment nog iets toevoegen, gaat nu heel makkelijk. “Ik hoef niet meer zeven stapels langs en per stapel de last minute wijzigingen door te voeren”. Ook de eerste keer dat Tamara pagina’s moest vervangen in een dossier via Doxflow Legal was ze blij verrast; “Oh dat gaat makkelijk, dat is leuk!”
“De printer print gewoon en ik kan me ondertussen met andere taken bezighouden. Er is nu soms nog maar één onderbreking; Het piepje als het papier van de printer op is”.
“Het kantoor is eerlijk gezegd ook wel wat opgeruimder”, vervolgt Tamara. “Waar advocaten soms stapels papier op verschillende tafels in spreekkamers hadden liggen, staat alles nu netjes digitaal klaar in Doxflow Legal. Dit brengt rust op kantoor”.
Een grappige verandering
Tamara heeft met Doxflow Legal nog een grappige verandering in het proces opgemerkt. Waar vroeger meer op het laatste moment met de opbouw van een processtuk werd begonnen, ziet Tamara nu dat eigenlijk aan het begin van een zaak al wordt begonnen met het verzamelen van relevante stukken.
Het voordeel hiervan is dat voorbereidingen van een zaak al op een eerder moment kunnen plaatsvinden, wat kan leiden tot bijvoorbeeld een verbeterde samenwerking tussen advocaat-stagiair en verantwoordelijke advocaat. Gevolg is een beter overzicht, betere voorbereiding en minder stress rondom de deadline voor alle afdelingen.
Wijzigingen kunnen namelijk makkelijk nog even gemaakt worden. Secties toevoegen of verplaatsen in het processtuk? Makkelijker kan eigenlijk niet. Vooral de dynamische inhoudsopgave is hierbij ideaal en voorkomt slordige fouten en extra werk.
“De start van de opbouw van een processtuk is nu meteen aan het begin, niet pas als alle informatie aanwezig is”
Een wens van de klant direct vervult
Tamara geeft aan dat een wens nog wel is dat als je in de inhoudsopgave een hoofdstuk aanklikt je automatisch doorgelinkt wordt naar de betreffende productie. Tijdens het interview konden we Tamara al blij maken! In de nieuwe release is dit beschikbaar. Juist weer door het veelvuldig contact met onze ambassadeurs binnen de kantoren weten wij bij Doxflow Legal exact wat er speelt en wat de wensen zijn. Deze wens hadden we dan ook al eerder gehoord en dan ook zo snel mogelijk toegevoegd.
Ook nog een verrassing voor Doxflow Legal
Een laatste feit dat wij zeer leuk vonden te horen van Tamara, was dat het gemak van Doxflow Legal niet alleen voor het samenstellen van processtukken wordt gebruikt.
Zo heeft bij Rensen Advocaten ook de boekhouding het gemak van Doxflow Legal ontdekt. Zij stellen geen processtukken samen maar zien – grappig genoeg – in Doxflow Legal een ideale tool om facturen te bundelen die ter goedkeuring moeten worden ondertekend. Dit soort “uitvindingen” van onze klanten vinden wij natuurlijk ontzettend leuk om te horen. Zonder dat er door ons is over nagedacht blijkt Doxflow Legal zo nog meer voordelen te bieden. Dank Tamara en Rensen advocaten!
Wij vonden het erg leuk om te horen welke voordelen Doxflow Legal allemaal gebracht heeft voor Tamara en Rensen Advocaten.
Ook geïnteresseerd in tijdwinst, meer rust op kantoor, en makkelijker samenwerken aan processtukken? Vraag een demo aan. Dit kan bij u op kantoor, online of bij ons in de showroom van Doxflow Legal.
Rensen Advocaten is een gerenommeerd advocatenkantoor dat bestaat uit een hecht team van specialisten die hoogwaardige dienstverlening leveren, met oog voor de menselijke maat. Rensen Advocaten adviseert, begeleidt, coacht, bemiddelt en procedeert. Dat doen ze voor bedrijven, (semi)overheden en particulieren. Doxflow Legal is trots op de goede relatie met Rensen Advocaten!
