FAQ

Hieronder vindt je een selectie van de meest gestelde vragen per categorie. Staat je vraag en niet bij? Neem dan contact met ons op, via mail of telefoon!

Vragen over:

Foutmeldingen

Om DoxFlow Legal fijn snel te laten werken, worden een aantal gegevens opgeslagen in geheugen (cache). Deze foutmelding komt meestal voor als de cache verlopen is. De oplossing is dan uitloggen en opnieuw inloggen.

Als je Als je gebruik maak van verschillende papiersoorten, verschillende papier diktes en/of verschillende lades, dan moet de printer voor iedere wisseling zichzelf anders instellen. Dat instellen kost helaas wat tijd en zorgt in veel gevallen voor een vertraging. Dit heeft te maken met de warmte die geproduceerd moet worden op de toner op het papier te laten plakken, dat verschilt per machine en per papiersoort/dikte.

Als je alleen een ‘proef’-afdruk of test afdruk wilt maken, dan zou alles uit een lade en op hetzelfde papier versnelling kunnen opleveren en scheelt ook dure tabbladen.

Dit probleem ontstond doordat we helaas niet alle fouten goed afvangen. De oorzaak van dit symptoom is dat er tijdens de verwerking iets is mis gegaan, waar DoxFlow Legal nog geen adequate acties op onderneemt. Deze situatie krijgen we steeds beter in beeld en in komende versie zal DoxFlow Legal beter reageren op dergelijke foutsituaties.

Oeps, dan ging er iets op de server mis. Stuur een mail of bel met ons en geef dan door wat je aan het doen was en stuur de logfiles mee. We kunnen dan proberen de situatie te reproduceren en op te lossen.

Aanschaf

De licentie kost tussen de €245 en €400 per maand en €25 per gebruiker. Het aantal gebruikers kan zelf worden bepaald.

De eenmalige kosten voor de installatie is €475. Dat is alleen de installatie van DoxFlow Legal en gaat tot het instellen van de software en zorgen dat er een eerste printje uit de printer komt.

In principe niet, een standaard A4 printer is voldoende. Het merk van de printer is niet van belang.

Om tabbladen met oortjes te gebruiken is een A3 printer vereist.

Nee, maar dat is erg afhankelijk van server waarop DoxFlow Legal draait. Als deze server druk is met andere dingen, dan merk je dat in DoxFlow Legal. Het laden van de pagina’s zal trager zijn en voelen.

Ja, deze kun je apart te bestellen. Je kunt profiteren van de speciale DoxFlow Legal aanbieding voor tabbladen met oortjes. We verwijzen je graag door of ontzorgen je graag.

De printer moet wel A3 afdrukken kunnen maken.

Gebruik

Weet je zeker dan je een account hebt op jullie DoxFlow Legal? Na het aanmaken van een account door de ambassadeur heb je een bevestigingsmail gekregen, in deze mail stond een activatielink. Weet je nog of je op deze link geklikt hebt? Nee, dan heb je mogelijk wel een account maar geen wachtwoord ingesteld.

Je kunt via ‘wachtwoord wijzigen’ een nieuw wachtwoord aan te maken. Anders kun je jullie ambassadeur vragen of die je account even deactiveert en weer activeert, je krijgt dan een nieuwe bevestigingsmail met een nieuwe link.

Mocht je er dan nog niet uitkomen, neem dan contact met ons op.

Aanpassingen en wijzigingen niet opslaan. Als je iets wijzigt in de omgeving moet je dit altijd eerst opslaan.

Je kan er voor kiezen om via je computer het wachtwoord automatisch op te slaan, dan voer je hem dus alleen de eerste keer in.

Maar heeft niet de voorkeur, tenzij je daarvoor een wachtwoord tool gebruikt.

Beter is het om regelmatig het wachtwoord te wijzigen.

Ja. Dit is deels mogelijk, zolang beide gebruikers goede afspraken maken wie de aanpassingen opslaat en uitvoert. Er is altijd een iemand de baas, dus wijzigingen van de ene gebruiker kunnen de wijzigingen van de andere gebruiker ongedaan maken. Je krijgt als tweede persoon vaak wel een melding, dat er een ander in de zaak aan het werk is en de zaak is dan geblokeerd of gelockt. De persoon moet wel de juiste rol hebben om aanpassingen te doen. Afhankelijk van de instellingen hebben niet alle rollen rechten om zaken te bewerken.

Je ziet als tweede gebruiker niet de aanpassingen van de andere, daarvoor moet je geregeld de pagina verversen.

Bijna alle standaard bestandstypen worden ondersteund, grote uitzonderingen zijn filmpjes, geluidsbestanden en speciale grafische bestanden. Mocht een bestandstype niet ondersteund worden, dan zal DoxFlow Legal dat duidelijk vermelden.

Gebruik je vaak bestanden die nog niet ondersteunt worden, neem dan contact op ons. Wij zijn altijd op zoek naar verbeteringen.

Bestanden zullen altijd onderaan toegevoegd worden (in eerdere versie was dat bovenaan). Als de productie niet op de juiste plaats staat, dan kunnen de toegevoegde producties/bijlages eenvoudig verplaatst worden.

Dit verplaatsen kan doormiddel van slepen of door uit het menuutje, van een productie/bijlage, te kiezen voor ‘Verplaats document’.

Ja, de term productie of bijlage of annex of jullie eigen benaming kan in de standaard zaakinstellingen of per zaak ingesteld worden en aangepast.

Ja, meerdere documenten kunnen samen een productie/bijlage zijn. In het het menu ga dan naar ‘bestanden toevoegen’ en kies dan voor ‘gecombineerde producties van PC’ (in eerdere versies afbeeldingen toevoegen) en de geselecteerde bestanden worden als een samengestelde productie aan de zaak toegevoegd.

Dit kan alleen nog niet door een of meerdere bestanden te slepen naar DoxFlow Legal.

Ja, het verwijderen van documenten of het vervangen van documenten of verplaatsen van documenten is mogelijk en heel eenvoudig.

Pagina’s verwijderen kan wel, maar volgorde aanpassen en veranderen nog niet.

Deze staat op onze backlog.

DoxFlow Legal verandert de pagina nummering niet van ingelezen bestanden niet aan en dus worden de pagina’s niet doorgenummerd.

Als meerdere bestanden als producties wordt toegevoegd, dan worden de producties genummerd.

Ja, als een foto wordt toegevoegd, dan wordt deze omgezet naar A4 Formaat. Dit geldt ook voor andere afbeeldingsformaten zoals bijvoorbeeld JPEG etc.

Nee, dit is helaas (nog) niet mogelijk. De documenten zullen dan eerst juist en in de juiste volgorde ingescand moeten worden.

Binnen de applicatie kunnen een of meerdere pagina’s wel 180 graden gedraaid worden (omgekeerde scans van een paspoort bijvoorbeeld) of verwijderd (handig voor lege pagina’s).

Ja, snel zoeken in de resultaat PDF is zeker mogelijk. De PDF voldoet aan de PDF-standaarden en is daardoor volledig doorzoekbaar. De PDF bevat ook bookmarks.

In de volgende versie kan er zelfs vanuit de inhoudsopgave/index doorgeklikt worden naar de productie/bijlage. 

Nee, jullie kantoor standaard hoeft maar een keer ingesteld te worden. Daarna wordt deze standaard bij elke nieuwe zaak gebruikt. Per zaak is ook nog mogelijk om de aanpassingen te doen, bijvoorbeeld het logo aanpassen of een specifieke tekst toevoegen aan Index, Tabbladen of Scheidingsvellen.

Tijdens de installatie en de delivery nemen wij je helemaal mee in dit proces.

Ja, de template kan op elk moment aangepast worden.

Hou er dan wel rekening mee, dat een wijziging in de template geen invloed heeft al gemaakte zaken volgens de vorige template. Maar deze wijzigingen kunnen in bestaande taken handmatig aangepast worden.

Op dit moment kent DoxFlow Legal 1 subniveau (1.1, 1.2, 1.3 etc.).

Extra subniveau’s staan op de backlog.

Nee, DoxFlow Legal houdt op dit moment niet bij wie welke wijziging doet.

Deze wens staat op de backlog.

Nee, de tabbladen worden wel bedrukt maar de oortjes helaas (nog) niet.

Ja, dit is mogelijk mits de onderliggende en geüploade bestanden ook ge-OCRt kunnen worden.

Nee, het definitieve bestand wordt als geheel opgeslagen en gedownload.

Tenzij de PDF-splitter is geactiveerd dan kun je het totaal opsplitsen in delen van een ingesteld aantal MB. Je kunt echter niet aangeven welk deel je gedownload wilt hebben.

In de volgende versie kun je in het opgeslagen PDF via de inhoudsopgave/index meteen doorklikken worden naar een processtuk / productie. 

In DoxFlow Legal zelf kun je in het overzicht links simpel klikken op de juiste productie. Helaas nog niet vanuit de index.

Ja, als er tabbladen gebruikt wordt vanuit de handmatige invoer, dan worden alle pagina’s  180 graden gedraaid. Als je dan gebruik maakt van logo papier, dan moet deze ook omgekeerd in zijn la liggen.

Dat laatste heeft voor afdrukken vanuit andere applicaties wel een nadeel. Voor deze applicaties moeten het Logo papier op de ‘normale’ manier in de la liggen.

Als je afdrukt zonder tabbladen, dan kan het papier ook op de ‘normale’ manier in de printer. 

Daarom raden we dergelijke gevallen een dedicated printer aan voor DoxFlow Legal zaken.

Grafisch dingen zoals foto’s zijn nu eenmaal lastig voor een printer en kosten daarom veel tijd om ingeladen te worden in de printer. Helaas kunnen wij daar niet zoveel aan doen.

Wellicht dat er in de printerdriver nog een optimalisatie is te doen.

Nee, helaas is dat nog niet, ieder document wordt dan een aparte productie/bijlage.

Deze functionaliteit staat op onze backlog.

Over het algemeen in de volgorde van aanklikken of selecteren.

Als documenten en losse producties meer dan 100 pagina’s bevatten, in de huidige versie gaat de viewer daar niet goed mee om.

In een komende update gaan we dat op te lossen.

Als je Als je gebruik maak van verschillende papiersoorten, verschillende papier diktes en/of verschillende lades, dan moet de printer voor iedere wisseling zichzelf anders instellen. Dat instellen kost helaas wat tijd en zorgt in veel gevallen voor een vertraging. Dit heeft te maken met de warmte die geproduceerd moet worden op de toner op het papier te laten plakken, dat verschilt per machine en per papiersoort/dikte.

Als je alleen een ‘proef’-afdruk of test afdruk wilt maken, dan zou alles uit een lade en op hetzelfde papier versnelling kunnen opleveren en scheelt ook dure tabbladen.

Dit probleem ontstond doordat we helaas niet alle fouten goed afvangen. De oorzaak van dit symptoom is dat er tijdens de verwerking iets is mis gegaan, waar DoxFlow Legal nog geen adequate acties op onderneemt.

Deze situatie krijgen we steeds beter in beeld en in komende versie zal DoxFlow Legal beter reageren op dergelijke foutsituaties.

Electronisch versturen

Op dit moment Zivver en Aangetekend Mailen, wij vertellen je daar graag meer over.

Ja, vanuit DoxFlow Legal kunnen zaken elektronisch verstuurd worden via Zivver en Aangetekend Mailen. Daarvoor zijn een Zivver of Aangetekend Mailen abonnement wel noodzakelijk. Wij helpen u graag bij het maken van de keuzen en instellen van DoxFlow Legal.

Een reply op het verstuurde document vanuit DoxFlow Legal komt alleen in de mailbox terecht van het gekoppelde email-adres.

Daarvoor hebben wij de PDF-splitter ontwikkelt. DoxFlow Legal zal de zaak dan automatisch opknippen in stukken die niet groter zijn dan de ingestelde aaantal MB. Er worden dan ook automatisch evenveel mails gestuurd via Zivver of Aangetekend Mailen.

Dit ligt een beetje aan je abonnement. Vaak zijn de accounts individueel en niet geldend voor het hele kantoor. Vanuit DoxFlow Legal zal er altijd gemaild worden vanuit de naam en email adres van de proces advocaat. DoxFlow Legal gaat er vanuit dat deze een actief Zivver of Aangetekend Mailen account heeft. Dit zorgt er voor dat iemand anders namens de advocaat de actie kan uitvoeren.

Nee, dat kan op dit moment nog niet. Deze wens staat op onze backlog.

Document Management Systemen

Op dit moment Basenet, CCLaw en DMS4Legal. Andere document management systemen zijn meestal ook goed gebruiken in combinatie met hun plugin of anders, zoals bijvoorbeeld NetDocuments. Neem contact met ons op voor meer informatie en een demonstratie.

Nee, het document komt standaard in downloads directory op de computer/laptop/werkplek en vanaf daar kan deze in BaseNet worden geplaatst. Een geïntegreerde oplossing staat op onze backlog.

Ja, je slaat het definitieve bestand op als PDF en zet hem dan zelf in je DMS. Deze verandert niet. Het bestand kan dan ook naar alle belanghebbende partijen worden verstuurd.

Nee, de BaseNet koppeling is beperkt op zoek items en aantal gegevens. Helaas kunnen we niet zoeken op labels. Wellicht dat BaseNet in de toekomst nog aanpassingen doet, dan nemen wij die uiteraard over.

Ja, door de twee bestanden eerst op te slaan op een tijdelijke schijf locatie (bijv. c:\temp) en dan in DoxFlow Legal te kiezen voor (+bestanden invoegen\gecombineerde producties van PC). Je geeft dan een naam op, de locatie en selecteert daarna twee of meer bestanden. Nadat er op de knop Open is geklikt, zullen de bestanden als een bijlage/productie ingevoegd worden.