FAQ

Weet je zeker dan je een account hebt op jullie Doxflow Legal? Na het aanmaken van een account door de ambassadeur heb je een bevestigingsmail gekregen, in deze mail stond een activatielink. Weet je nog of je op deze link geklikt hebt? Nee, dan heb je mogelijk wel een account maar geen wachtwoord ingesteld.

Je kunt via ‘wachtwoord wijzigen’ een nieuw wachtwoord aan te maken. Anders kun je jullie ambassadeur vragen of die je account even deactiveert en weer activeert, je krijgt dan een nieuwe bevestigingsmail met een nieuwe link.

Mocht je er dan nog niet uitkomen, neem dan contact met ons op.

Aanpassingen en wijzigingen niet opslaan. Als je iets wijzigt in de omgeving moet je dit altijd eerst opslaan.

Je kan er voor kiezen om via je computer het wachtwoord automatisch op te slaan, dan voer je hem dus alleen de eerste keer in.

Maar heeft niet de voorkeur, tenzij je daarvoor een wachtwoord tool gebruikt.

Wij adviseren dan ook om regelmatig het wachtwoord te wijzigen.

Ja. Dit is deels mogelijk, zolang beide gebruikers goede afspraken maken wie de aanpassingen opslaat en uitvoert. Er is altijd een iemand de baas, dus wijzigingen van de ene gebruiker kunnen de wijzigingen van de andere gebruiker ongedaan maken. Je krijgt als tweede persoon vaak wel een melding (rechtsboven), dat er een ander in de zaak aan het werk is en de zaak is dan geblokkeerd of gelockt. De persoon moet wel de juiste rol hebben om aanpassingen te doen. Afhankelijk van de (gebruikersrol) instellingen hebben niet alle rollen rechten om zaken te bewerken.

Je ziet als tweede gebruiker niet live de aanpassingen van de anderen, daarvoor moet je geregeld de pagina verversen.

Bijna alle standaard bestandstypen worden ondersteund, grote uitzonderingen zijn filmpjes, geluidsbestanden en speciale grafische bestanden. Mocht een bestandstype niet ondersteund worden, dan zal DoxFlow Legal dat duidelijk vermelden.

Gebruik je vaak bestanden die nog niet ondersteund worden, neem dan contact op ons. Wij zijn altijd op zoek naar verbeteringen.

Bestanden zullen altijd onderaan toegevoegd worden (in eerdere versie was dat bovenaan). Als de productie niet op de juiste plaats staat, dan kunnen de toegevoegde producties/bijlages eenvoudig verplaatst worden.

Dit verplaatsen kan doormiddel van slepen of door uit het menu, van een productie/bijlage, te kiezen voor ‘Verplaats document’.

Ja, de term productie of bijlage of annex of jullie eigen benaming kan in de standaard zaakinstellingen of per zaak ingesteld worden en aangepast.

Ja, meerdere documenten kunnen samen een productie/bijlage zijn. In het het menu ga dan naar ‘bestanden toevoegen’ en kies dan voor ‘gecombineerde producties van PC’ (in eerdere versies afbeeldingen toevoegen) en de geselecteerde bestanden worden als een samengestelde productie aan de zaak toegevoegd.

Dit kan alleen nog niet door één of meerdere bestanden te slepen naar DoxFlow Legal.

Ja, het verwijderen, vervangen of verplaatsen van documenten is mogelijk en heel eenvoudig.

Pagina’s verwijderen kan wel, maar volgorde aanpassen en veranderen nog niet.

Deze staat op onze TODO-lijst voor een volgende versie.

DoxFlow Legal verandert de pagina nummering niet van ingelezen bestanden niet aan en dus worden de pagina’s niet doorgenummerd.

Als meerdere bestanden als producties wordt toegevoegd, dan worden de producties genummerd.

Ja, als een foto wordt toegevoegd, dan wordt deze omgezet naar A4 Formaat. Dit geldt ook voor andere afbeeldingsformaten zoals bijvoorbeeld JPEG etc.

Nee, dit is helaas (nog) niet mogelijk. De documenten zullen dan eerst juist en in de juiste volgorde ingescand moeten worden.

Binnen de applicatie kunnen één of meerdere pagina’s wel 180 graden gedraaid worden (omgekeerde scans van een paspoort bijvoorbeeld) of verwijderd (handig voor lege pagina’s).

Ja, snel zoeken in de PDF (na Opslaan als PDF) is zeker mogelijk. De PDF voldoet aan de PDF-standaarden en is daardoor volledig doorzoekbaar. De PDF bevat ook bookmarks.

Het is ook mogelijk vanuit de inhoudsopgave/index door te klikken naar de productie/bijlage. 

Nee, jullie kantoor standaard hoeft maar één keer ingesteld te worden. Daarna wordt deze standaard bij elke nieuwe zaak gebruikt. Per zaak is het ook nog mogelijk om de aanpassingen te doen, bijvoorbeeld het logo aanpassen of een specifieke tekst toevoegen aan Index, Tabbladen of Scheidingsvellen.

Tijdens de installatie en de delivery nemen wij je helemaal mee in dit proces.

Ja, de template kan op elk moment aangepast worden.

Hou er dan wel rekening mee, dat een wijziging in de template geen invloed heeft al gemaakte zaken volgens de vorige template. Maar deze wijzigingen kunnen in bestaande taken handmatig aangepast worden.

Op dit moment kent DoxFlow Legal 1 subniveau (1.1, 1.2, 1.3 etc.).

Extra subniveau’s staan op onze TODO-lijst voor een volgende versie.

Nee, DoxFlow Legal houdt op dit moment niet bij wie welke wijziging heeft gedaan.

Deze wens staat op de wensenlijst.

Nee, de tabbladen worden wel bedrukt maar de oortjes helaas (nog) niet.

Ja, dit is mogelijk mits de onderliggende en geüploade bestanden ook ge-OCRd kunnen worden.

Nee, het definitieve bestand wordt als geheel opgeslagen en gedownload.

Tenzij de PDF-splitter is geactiveerd dan kun je het totaal opsplitsen in delen van een ingesteld aantal MB. Je kunt echter niet aangeven welk deel je gedownload wilt hebben.

In de volgende versie kun je in het opgeslagen PDF via de inhoudsopgave/index meteen doorklikken worden naar een processtuk / productie. 

In DoxFlow Legal zelf kun je in het overzicht links simpel klikken op de juiste productie, nog niet vanuit de index.

Ja, als er tabbladen gebruikt worden vanuit de handmatige invoer, dan worden alle pagina’s  180 graden gedraaid. Als je dan gebruik maakt van logo papier, dan moet deze ook omgekeerd in de la liggen.

Dat laatste heeft voor afdrukken vanuit andere applicaties wel een nadeel. Voor deze applicaties moeten het Logo papier op de ‘normale’ manier in de la liggen.

Als je afdrukt zonder tabbladen, dan kan het papier ook op de ‘normale’ manier in de printer. 

Daarom raden we dergelijke gevallen een dedicated printer aan voor DoxFlow Legal zaken.

Grafisch dingen zoals foto’s zijn nu eenmaal lastig voor een printer en kosten daarom veel tijd om ingeladen te worden in de printer.

Wellicht dat er in de printerdriver nog een optimalisatie is te doen. We controleren en nemen dit altijd mee in de installatie. Neem contact met ons op om te controleren.

Nee, nog niet, ieder document wordt dan een aparte productie/bijlage.

Deze functionaliteit staat op onze backlog.

Nee, nog niet.

Als documenten en losse producties meer dan 100 pagina’s bevatten, in de huidige versie gaat de viewer daar niet goed mee om.

In een komende update gaan we dat op te lossen.

Dit probleem ontstond doordat we helaas niet alle fouten goed afvangen. De oorzaak van dit symptoom is dat er tijdens de verwerking iets is mis gegaan, waar DoxFlow Legal nog geen adequate acties op onderneemt.

Deze situatie krijgen we steeds beter in beeld en in komende versie zal DoxFlow Legal beter reageren op dergelijke foutsituaties.

We kunnen de server zo instellen dat alles altijd dubbelzijdig afgedrukt wordt. Dit geldt dan voor alle zaken en alle afdrukken. Meldt dit tijdens het delivery proces of neem contact op met Doxflow Legal. Op dit moment is  dubbelzijdig nog geen optie bij het afdrukken. Deze wens staat wel op onze TODO-lijst voor een volgende versie.

Bij de DoxFlow Legal tabbladen van MijnProduct.nl staat op de flap van de doos een beschrijving hoe je de tabbladen moet draaien en invoeren. De DoxFlow Legal tabbladen worden gedraaid en met de oortjes naar buiten op de handmatige invoer van jullie printer gelegt. In de DoxFlow Legal selecteer je bij de printerinstellingen voor de Tabblad lade de Manual/handmatige invoer-lade van je printer en daarbij moet het vinkje “Stel in als handmatige invoerlade” ook aanstaan.

Als je gebruik maak van verschillende papiersoorten, verschillende papier diktes en/of verschillende lades, dan moet de printer voor iedere wisseling zichzelf anders instellen. Dat instellen kost (helaas) wat tijd en zorgt in veel gevallen voor een vertraging. Dit heeft te maken met de warmte die geproduceerd moet worden op de toner om op het papier te laten plakken, dat verschilt per machine en per papiersoort/dikte.

Als je alleen een ‘proef’-afdruk of test afdruk wilt maken, dan zou alles uit een lade en op hetzelfde papier versnelling kunnen opleveren en scheelt ook (dure) tabbladen.

DMS4Legal, SharePoint, Onedrive, Dropbox etc. werken zo dat je een directory met de bestanden uit deze omgeving(en) op je PC/werkplek hebt. In deze directory zie je documenten/bestanden wel staan, maar vaak staan deze documenten/bestanden nog in de Cloud. Eigenlijk zie je alleen een weerspiegeling van het document en niet het ECHTE document.

In Windows Explorer/Verkenner kun je dat zien door het icoontje bij het bestand. Een groen vinkje betekent: het bestand staat daarwerkelijk op de PC/Werkplek; Blauw wolkje betekent: het bestand staat nog in de Cloud.

(Op een Mac zijn ze er ook en ze zijn dan vaak grijs van kleur)

Als er dus een blauw wolkje staat, dan duurt het downloaden even. De snelheid van netwerkverbinding, internetverbinding, bestandsgrootte etc. spelen dan weer een rol in de werkelijke snelheid.