Het is woensdagmiddag en de zitting van komende maandag wordt doorgenomen met de juridisch medewerker. Het processtuk kan worden opgesteld. In veelvoud en voorzien van tabbladen wordt alles klaargelegd op de dienstdoende tafel voor het samenstellen van de processtukken. Op vrijdagochtend vindt de laatste controle plaats. Tóch nog een wijziging in de volgorde van de producties. En een nagekomen productie. Er is stress, want de koerier staat om 11.00 uur op de stoep. Dus snel worden alle stukken opnieuw gerangschikt en tabbladen worden geprint om de producties op de juiste wijze te scheiden. Het lukt, net op tijd.

Dit proces herkent iedereen die werkzaam is op een advocatenkantoor. Juridische stukken die onder grote tijdsdruk worden samengesteld. Dat moet betrouwbaar en foutloos gebeuren.

Het kan ook anders

Zelfde moment, vrijdagochtend, zelfde processtuk. Alleen geen losse producties in verschillende mappen op de pc, maar één totaalbestand. Die vrijdagochtend komt het totale stuk uit de printer, je controleert het voor de zekerheid. Terwijl je eigenlijk wel weet dat het niet fout kan gaan. Dan komt de wijziging. Een andere volgorde en nieuwe productie. Geen probleem, dat is binnen de applicatie in een paar minuten aangepast. De dynamische inhoudsopgave verandert ook mee. Het printen kost slechts enkele minuten.

Zie je het voor je?

Technologische oplossingen

Last-minute stress tegengaan kan door processtukken sneller en slimmer digitaal samen te stellen. Daarbij worden alle producties samengevoegd in één bestand. Dat geeft aanzienlijk veel gemak rondom last-minute wijzigingen. Ook zorgt het voor meer betrouwbaarheid en veiligheid. Denk maar eens aan de printopdracht van een collega-advocaat die per ongeluk in een processtuk belandt. Door te werken met één totaalbestand kan zoiets niet gebeuren.

Bedenk eens hoeveel tijd er vrijkomt

Stel je maar eens voor dat je niet anderhalve dag bezig bent met het in zevenvoud aanleveren van een processtuk, maar slechts anderhalf uur? Wat kan de medewerker die normaal de tafel vol legt met papieren en post-it blaadjes in die gewonnen uren doen? Best veel, waarschijnlijk. Dit kun je voor elkaar krijgen door het processtuk nog steeds samen te stellen vanuit losse documenten, maar dan binnen één applicatie. De doorlooptijden om (proces)dossiers samen te stellen, producties op volgorde te zetten en het printen van processtukken gaat daardoor terug van uren tot minutenwerk.

Een ander voordeel: Samenwerken

Samenwerken in de totstandkoming van processtukken is ook een groot voordeel van de nieuwe technologische oplossingen. Vrij vertaald bedoelen we daarmee dat er nu meerdere kantoormedewerkers samen aan een processtuk kunnen werken. Dit kan locatie onafhankelijk via een beveiligde verbinding. Dus geen gehannes meer met heen en weer mailen van bestanden, maar gezamenlijk werken vanuit één applicatie. Hierdoor is de kans op fouten in een processtuk ook veel minder. Dankzij de samenwerking met ZIVVER is er ook nog een extra beveiligingslaag in de communicatie ingebouwd en kan informatie via een beveiligde verbinding met elkaar worden gedeeld. Ideaal nu veel collega’s thuis werken.

Doxflow Legal is ontwikkeld omdat in meerdere gesprekken met advocatenkantoren bleek wat voor grote voordelen er te behalen zijn in tijdswinst bij het samenstellen van processtukken. Applicaties om documenten samen te stellen bestonden er al, bijvoorbeeld TotalFlow. Alleen sluiten deze applicaties niet naadloos aan op de werkwijze bij het samenstellen van processtukken. Daar deze oplossing bijvoorbeeld niet webbased is, is samenwerking aan een processtuk lastig.

Kortom, processtukken samenstellen kan met behulp van Doxflow-legal efficiënter en betrouwbaarder. Sta je open voor nieuwe mogelijkheden die de productiviteit en betrouwbaarheid in het samenstellen van processtukken aanzienlijk verbeteren? Neem dan gerust contact met ons op.