Bij ontvangst en het binnenlopen van de schrijver des artikel zwaait Sahin Murt van VBTM Advocaten al vriendelijk vanuit zijn kantoor naar ons.
Sahin is manager Financiën & IT bij VBTM Advocaten en is meer dan bereid om ons te vertellen wat Doxflow Legal voor VBTM Advocaten betekent.
VBTM Advocaten, een gerenommeerd advocatenkantoor, met vestigingen in Rotterdam, Utrecht en Nijmegen, heeft zich in de loop der jaren gespecialiseerd in het vastgoedrecht. Zo ondersteunt het kantoor veel grote woningcorporaties.
“Ik zag hoe druk onze juridisch secretaresses waren met het stapelen van processtukken”
“Ik ben niet degene die zich bezig houdt met het stapelen van processtukken” vertelt Sahin, wanneer we aan tafel zitten en het gesprek starten over onze software Doxflow Legal. “Maar ik zag wel de volle vergadertafels. Ik zag ook hoe super druk onze juridisch secretaresses waren met het stapelen van processtukken met daartussen de groene scheidingsvellen. Dit moet toch digitaler, beter, overzichtelijker en sneller kunnen, was mijn gedachte”
VBTM Advocaten was vanuit die gedachte dan ook op zoek naar een oplossing hiervoor. Een gevonden oplossing van een andere software partij was, na een introductie, het toch niet: “Dit was meer een reprografische applicatie van een derde partij. Deze was minder gebruiksvriendelijk voor ons én hierbij moesten ook nog eens reprografische printers aangeschaft worden. Voorts zou vaak overlegd moeten worden met deze derde partij die zeer beperkte kennis had van de juridische wereld. Zo lag er na zes maanden nog steeds geen oplossing”
“Dit moet toch digitaler, beter, overzichtelijker en sneller kunnen, was mijn gedachte”
“Doxflow Legal had wel de juiste oplossing”
Toen kwam Sahin in contact met Doxflow Legal. “Show me” zei Sahin toen hij de voordelen van Doxflow Legal hoorde. Voor deze oplossing bleek het niet nodig zware reprografische printers aan te schaffen. Sterker nog, er hoefden helemaal geen nieuwe printers te worden aangeschaft! “Tijdens de demo zag ik direct dat de bediening van Doxflow Legal makkelijker was; Simpel, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk, daar houd ik van. Het doet z’n werk, en meer heb je niet nodig. Je kan zien dat deze oplossing specifiek is ontwikkeld voor de advocatuur door mensen met een juridische achtergrond”.
“Dat je Doxflow Legal kan gebruiken met je eigen printerpark is een groot voordeel”
“Nu kunnen onze juridisch secretaresses veel sneller processtukken opstellen”
“Met Doxflow Legal kunnen onze juridisch secretaresses véél sneller en makkelijker processtukken opstellen. Als een advocaat met een aanpassing komt, waarbij bijvoorbeeld productie 1 moet worden aangepast tot productie 6, dan is dat zo geregeld door de producties te slepen naar de juiste plek binnen de applicatie. Dit in plaats van alle stapels handmatig te herschikken en nog erger: De productie voorbladen in Word aan te passen, uit te printen en op de juiste (nieuwe) plek binnen het processtuk te plaatsen. Deze handelingen zijn uiteraard erg foutgevoelig. Zeker op momenten dat er hoge werkdruk en spoed is bij het samenstellen van een belangrijk procesdocument.
Doxflow Legal heeft heel merkbaar, rust en orde gebracht binnen ons kantoor. Zo is er duidelijk sprake van minder werkdruk en stress, wat we een zeer positieve constatering vinden. Het secretariaat is het kloppend hart van het kantoor, het is enorm belangrijk dat zij hun werk op een aangename manier kunnen doen. We moeten immers goed, efficiënt, maar ook zo prettig mogelijk met elkaar kunnen werken. Doxflow Legal helpt hierbij.
Een ander mooi voordeel is het plaatsonafhankelijk kunnen werken. Toen wij onze nieuwe locatie in Nijmegen openden, werd besloten om de deuren van de vestiging in Best te sluiten. Twee medewerkers van het secretariaat, die daar in de buurt wonen, hoeven nu niet vele kilometers te reizen naar een verre locatie voor hen. Ze bereiden gewoon digitaal de processtukken netjes voor, overleggen en sturen de opdracht naar de printer. En op ieder willekeurig kantoor rollen de processtukken dan gewoon netjes uit de printer. Fantastisch makkelijk voor hen!”
“Naast de tijdswinst heeft Doxflow Legal rust gebracht”
Blijven ontwikkelen
Sahin vindt het belangrijk dat Doxflow Legal zich blijft ontwikkelen. Hij vindt het dan ook een goede zaak dat Doxflow Legal op regelmatige basis in contact treedt met haar gebruikers om te leren van de mensen die er op de werkvloer van de advocatenkantoren ook echt veelvuldig mee werken. Sahin heeft in dit licht bijvoorbeeld één update van Doxflow Legal meegemaakt en vond het tof te merken dat ook daadwerkelijk enkele suggesties en opmerkingen vanuit VBTM Advocaten, waren meegenomen in een geüpdatete nieuwe versie van Doxflow Legal. “Omdat we merken dat ook daadwerkelijk wordt geluisterd door Doxflow Legal en men aan de slag gaat met onze feedback, voelt het wel een beetje alsof we het samen ontwikkelen. Ik heb er het volste vertrouwen in dat Doxflow Legal ook aan toekomstige wensen blijft voldoen”.
De ideale werknemer
Een laatste leuke anekdote, volgens Sahin: “Vlak voordat we op de hoogte waren van het bestaan van Doxflow Legal wilden we nog een vacature uitzetten voor extra ondersteuning voor het secretariaat. Toen we echter hoorden van de mogelijkheden met jullie applicatie en men hier enthousiast over was, hebben we uiteraard wat zaken tegen elkaar afgewogen. Is het aannemen van een nieuwe medewerker, die flink moet worden ingewerkt, verstandiger of kunnen we de huidige mensen ook goed ondersteunen en ontzien door het gebruik van nieuwe techniek? Onze mensen zijn uiteindelijk het allerbelangrijkst, zorgen dat zij prettiger kunnen werken gaat altijd voor. Dat dit nu is gelukt zonder de extra kosten van een nieuwe medewerker en met alle andere voordelen daar zijn wij erg mee blij mee. Kortom, we hebben de vacature laten schieten en er voor gekozen om de huidige collega’s op positieve wijze te ondersteunen met nieuwe techniek”.
VBTM Advocaten
Met gespecialiseerde advocaten en juristen staat VBTM Advocaten klaar om u verder te helpen. Iedere specialist vanuit zijn of haar expertise binnen het vastgoed, waaronder huurrecht, bouwrecht, volkshuisvestingsrecht en omgevingsrecht. Met specialistische kennis van de corporatiesector is VBTM Advocaten voor woningcorporaties altijd van toegevoegde waarde.
VBTM Advocaten is een landelijk werkend nichekantoor, gespecialiseerd in het vastgoedrecht, met vestigingen in Rotterdam, Utrecht en Nijmegen. VBTM Advocaten werkt met name voor woningcorporaties, zorginstellingen, overheden en commerciële vastgoedorganisaties.
